Статті

Зекономили час одного співробітника. Як мережа магазинів скоротила витрати завдяки автоматизації бізнесу

Сучасному підприємцеві постійно доводиться вирішувати багато операційних питань свого бізнесу. Дуже часто власник настільки залучений в процеси та контроль, що на стратегічні питання просто не має часу. А ще держава постійно підкидає щось новеньке - нові норми Законів, правила або вимоги.
І все ускладнюється для підприємця стократ, якщо це не один магазин, а мережа торгових точок або декілька каналів продажу.

Як можна автоматизувати деякі процеси в торгівлі, зменшити ручну роботу та використовувати програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО)  - розповів Директор з розвитку та засновник ювелірної мережі “Серебра”  Корольов Олексій Володимирович.



З чого почався ваш шлях до автоматизації продажів та роботи з ПРРО

З 1 січня 2021 року фіскалізація стала обов’язковою при продажах ювелірних виробів. Тож нам довелося дуже оперативно вирішувати задачу дотримання норм законодавства. І ми почали розглядати пропозиції щодо так званих програмних кас або ПРРО (програмних реєстраторів розрахункових операцій). Звичайні касові апарати я перестав розглядати, як тільки співставив їх ціну та дізнався, що вони мають ще й строк служби: після 7 років використання їх обов'язково потрібно просто викинути та замінити на нові. 

Я почав пошуки просто в мережі, які сервіси пропонують ПРРО. В декількох зареєструвався та намагався спробувати роботу. Багато з них здалися дуже складними для розуміння, деякі навіть на етапі відвідування тільки сайту. 
Я спробував працювати з “Вчасно.Каса” та почав налаштовувати та підключати перші каси і магазини.

Як контролювали продажі та вели складський облік

Облік ми за звичаєм вели в BAS (1С). Більше ніяких спеціальних методів або програм не використовували. Та й більшість наших магазинів - це острівки в торгових центрах, де обмаль місця, тож не поставиш комп'ютер та не проведеш Інтернет. На точках з техніки тільки пос-термінал для розрахунку картами і телефон продавця. Вся обробка та складський облік відбувався в центральному офісі в 1С. 
Передача звітів з продажів від продавців, їх збір та внесення цих даних в 1С завжди займало багато часу. На це витрачав майже весь свій час один з бухгалтерів. Та ще й постійні неточності та неспівпадіння цифр вимагали повторної перевірки. Ну і людський фактор ніхто не відміняв. Дещо складно донести інформацію та контролювати співробітників, маючи команду продавців в різних куточках країни.

Як налаштовували роботу, з якими труднощами зустрілися

Вибравши ПРРО “Вчасно.Каса” - приємним бонусом для мене було те, що ця програма інтегрована з іншим сервісом “Вчасно.POS”. А це вже сервіс автоматизації та обліку.  Тож я потроху почав заводити товари, встановлювати ціни, налаштовувати податкові групи та робочі місця вже там. 
Перші налаштування магазинів та кас я робив, можна сказати, за допомогою Кол-центру. То ж їм велика подяка за підтримку. Вже наступні всі каси я зареєстрував та налаштував дуже швидко. Взагалі можу сказати, що реєстрація точки, ПРРО та касирів у “Вчасно.POS” та “Вчасно.Каса” - вдвічі простіше, ніж в інших сервісах, що я намагався протестувати. Ну це моє таке враження.
Звичайно, було багато питань в процесі роботи, адже взагалі робота не в блокноті, а в програмі - це було щось нове для наших продавців. Але поступово, інколи з тремтячими руками:),  розібралися і вони.
Ще, на мій погляд, система досить складна, тому що містить багато функцій, які не потрібно особисто для моєї компанії. Можливо, ними користується інші компанії, але це трохи відволікає при роботі. 
Хоч сервіси нові і деякі моменти ще потребують доопрацювання, але я бачу, що все потроху змінюється і розвивається.

Отриманий результат

Завдяки готовій інтеграції “Вчасно.POS” з 1С ми зробили автоматичну передачу всіх даних з усіх робочих місць в нашу 1С. Це те, що робила окрема людина в нас кожного дня. Тож вивільнили час одного бухгалтера!
Зараз головна перевага для мене - це те, що я можу в будь який час отримати дані щодо продажів по мережі (не чекаючи поки їх зберуть та передадуть), побачити чи закрита зміна, переглянути z-звіти. А ще дуже зручно, що є розділ аналітики з готовим звітиами - по видах оплат, по проданих товарах, по магазинах, по касах (прихід, витрати, залишок).  Це те, що б ми збирали та зводили дуже довго вручну. Якщо б взагалі дійшли до цього.



Навіщо бізнесу автоматизувати свої продажі?

Я розумію бізнес і бачу, що багато моїх колег та партнерів просто не доходять до таких питань. І звісно - не шукають шляхи їх вирішення, і за звичаєм продовжують працювати в блокнотах або максимум в екселі. Я би сказав так: сервіси “Вчасно” дозволяють економити не тільки на касових апаратах, а ще й дають готове рішення для автоматизації та обліку в торгівлі. Це велика економія часу та роботи, а відповідно й ресурсів та грошей для компанії.


На головну

Автоматизація бізнесу
Made on
Tilda